背景と課題
軟包装・パッケージの製造業で、就業規則や製造マニュアルへの問い合わせ対応、見積の作成、勤怠届や送り状の手入力など、部門をまたぐ定型業務が属人化していました。特定の担当者に質問や作業が集中し、新人の立ち上がりやベテランの負荷が課題でした。
取り組んだAI活用
3日間の集中支援で基礎を固めたうえで、月次の定着支援を重ねながら、現場の担当者自身が業務ごとにAIの仕組みを組み立てていきました。
- 製造マニュアルのAI検索：全部署のマニュアルをPDF化してAIに読み込ませ、「この作業の手順はどこか」と質問すると該当箇所を引用つきで返す形にしました。新人が自分で手順を引けるようになり、教育の負荷が下がりました。
- 過去事例からの見積作成：問い合わせ内容をAIが分析し、過去の対応事例を参照して見積のたたきを作成。ベテランに頼らずとも一次案を出せるようになりました。
- 勤怠データのCSV自動化：PDFで届く勤怠の届出を読み取ってCSVに変換し、目視チェックのうえ勤怠システムへ一括取り込み。手入力をまとめて置き換えました。
- 依頼メールからの資料生成：顧客からの依頼メールを起点に、過去の提出資料を根拠として参照しながら、資料のドラフトを生成する流れを構築しました。
成果と現在地
多くの施策が日常業務として定着し、社長から現場まで幅広い担当者がAIを使うようになりました。「データを受け取り、処理し、必要な形で出力する」という一連の流れを自分で組み立てられる人が、社内に増えています。出力フォーマットの調整など、運用しながらの改善を続けています。